Utilizzo di più fornitori di mobili per hotel: come dividere l'ambito?

I progetti alberghieri non sempre necessitano di un fornitore per ogni pacchetto di mobili. Più fornitori di mobili per hotel possono lavorare in modo efficace quando ciascun fornitore ha un ambito chiaramente definito e le interfacce tra i pacchetti sono controllate fin dall'inizio.

Il vero rischio non è il numero dei fornitori. Ha una responsabilità non chiara per dimensioni, finiture, materiali, installazione, consegna o articoli che si trovano tra due ambiti.

È meglio utilizzare uno o più fornitori di mobili per hotel?

Non esiste un’unica struttura di approvvigionamento adatta a ogni progetto alberghiero.

Un nuovo hotel di lusso con camere altamente integrate potrebbe preferire un fornitore per gestire un pacchetto di grandi dimensioni. Un altro progetto potrebbe dividere deliberatamente camere, aree pubbliche, mobili da esterno o articoli specialistici tra diversi fornitori.

Un modo utile per esaminare i tre modelli comuni è:

Utilizzare più fornitori di mobili per hotel diventa molto più semplice quando il pacchetto viene suddiviso in base a come i mobili sono progettati, installati e utilizzati , anziché dividere semplicemente il BOQ in quantità convenienti.

Ad esempio, dividere un progetto in un fornitore A che prende il 50% dei mobili e un fornitore B che prende il restante 50% può sembrare semplice dal punto di vista commerciale, ma può creare problemi se entrambi i fornitori producono pezzi visivamente collegati per la stessa camera.

Al contrario, dare a un fornitore il pacchetto completo di accessori per le camere degli ospiti mentre un altro si occupa dei mobili da esterno crea un confine molto più chiaro.

Dove dovrebbe essere suddiviso l’ambito dei mobili per hotel?

Esistono diversi modi pratici per suddividere un pacchetto di arredo alberghiero.

Mobili sfusi vs Mobili fissi

Questo è uno dei confini più comuni.

I mobili sfusi normalmente includono oggetti mobili come:

• Sedie per le camere

• Divani

• Sedie a sdraio

• Sedie da pranzo

• Tavolini

• Tavolini

• Scrivanie

• Tavoli occasionali

I mobili fissi possono includere:

• Armadi

• Armadi frigobar

• Scrivanie integrate

• Reti letto

• Testiere

• Vanità del bagno

• Pannellatura a parete

• Falegnameria fissa

L’importante è che i mobili fissi siano molto più strettamente collegati all’edificio.

Potrebbe essere necessario allineare un armadio alle pareti, al battiscopa, alle prese elettriche e alle condizioni del soffitto. Un minibar integrato potrebbe necessitare di ventilazione e accesso elettrico. Potrebbe essere necessario coordinare una testiera con l'illuminazione e i servizi a parete.

Per questo motivo, dire semplicemente 'Il fornitore A si occupa di tutta la lavorazione del legno e il Fornitore B si occupa di tutti i mobili imbottiti' non crea necessariamente un ambito pulito.

La relazione fisica tra i prodotti conta più della categoria del materiale.

Camere vs Aree pubbliche

Un altro approccio pratico è quello di separare l’hotel per aree funzionali.

Per esempio:

Ciò può funzionare particolarmente bene quando ciascuna area ha un linguaggio di progettazione o requisiti operativi diversi.

Un pacchetto per le camere normalmente necessita di un'elevata coerenza in molte stanze. Le aree pubbliche possono richiedere pezzi dal design più personalizzato, mobili più grandi, forme insolite o tappezzerie specialistiche.

Il requisito importante è che le aree non debbano essere divise a metà in un pacchetto visivamente connesso.

Mobili per interni ed esterni

I mobili da esterno possono spesso essere acquistati separatamente perché i requisiti tecnici sono diversi.

I pezzi per esterni possono richiedere:

• Materiali resistenti agli agenti atmosferici

• Finiture resistenti ai raggi UV

• Telai resistenti alla corrosione

• Tessuti per esterni

• Considerazioni sul drenaggio

• Diverse esigenze di manutenzione

Un fornitore specializzato nell'outdoor può quindi avere un posto logico all'interno della struttura complessiva degli acquisti.

Tuttavia, il colore, il linguaggio generale del design e le dimensioni devono ancora essere coordinati con il concetto degli interni dell’hotel.

Mobili standard o altamente personalizzati

Un progetto alberghiero può contenere livelli di personalizzazione anche molto diversi.

Ad esempio, i posti a sedere nella hall altamente personalizzati possono comportare rivestimenti complessi e lavorazioni metalliche personalizzate, mentre le aree del personale o le sale riunioni selezionate possono utilizzare mobili commerciali più semplici.

Questi pacchetti non devono necessariamente provenire dallo stesso fornitore.

La chiave è identificare quali elementi dipendono dal design e quali sono relativamente indipendenti.

Diverse fasi di ristrutturazione

I progetti di ristrutturazione introducono un altro modo utile per dividere l'ambito.

Un hotel in fase di ristrutturazione può completare diversi piani, blocchi di camere o aree pubbliche in momenti diversi.

In tale situazione, un fornitore può rimanere responsabile delle stesse specifiche di arredamento in più fasi, mentre gli altri pacchetti vengono acquistati separatamente.

Ciò aiuta a mantenere la coerenza consentendo allo stesso tempo all'hotel di gestire il proprio programma di ristrutturazione in base ai requisiti operativi.

Cosa dovrebbe rimanere di solito con un fornitore?

La regola più semplice è questa:

Conserva gli articoli presso lo stesso fornitore quando dipendono fortemente l'uno dall'altro.

Quattro tipi di dipendenza sono particolarmente importanti.

Questo è il motivo per cui l'ambito del fornitore non dovrebbe essere creato solo dal foglio di calcolo del reparto acquisti.

Il team di progetto deve anche considerare a cosa sono collegati i mobili nella stanza reale.

Una camera d'albergo potrebbe contenere dieci diversi mobili, ma questi articoli non hanno necessariamente dieci decisioni di approvvigionamento indipendenti.

Se la testata del letto, i comodini, la scrivania e l’armadio sono integrati visivamente e dimensionalmente, la loro suddivisione tra più stabilimenti può creare inutili rischi di interfaccia.

Cosa può essere solitamente separato?

Alcuni pacchi sono più facili da separare perché hanno meno interfacce con altri mobili.

I mobili da esterno ne sono un esempio.

I posti a sedere dei ristoranti specializzati possono anche essere separati quando il design, le dimensioni e le condizioni di installazione sono già stabiliti.

Un altro esempio è un elemento caratteristico di un'area pubblica che è stato progettato come un oggetto indipendente piuttosto che come una falegnameria integrata.

La domanda dovrebbe essere sempre:

Questo fornitore può completare il proprio pacchetto senza fare affidamento su un altro fornitore per rifinire, modificare o collegare fisicamente lo stesso articolo?

Se la risposta è sì, probabilmente è più facile separare l’ambito.

L’interfaccia tra i fornitori conta più del numero di fornitori

È qui che molti progetti multi-fornitore diventano difficili.

Due fornitori possono produrre ciascuno mobili eccellenti e creare comunque un problema perché i loro prodotti non si incontrano correttamente in loco.

Prima della produzione, entrambe le parti necessitano delle stesse informazioni per qualsiasi area connessa.

Come minimo, il team di progetto dovrebbe controllare:

Ciò è particolarmente importante per i progetti alberghieri internazionali.

Un fornitore di mobili può produrre in Cina, un altro fornitore può produrre in Europa o in un altro mercato asiatico ed entrambi i prodotti possono infine essere installati nello stesso hotel.

Una volta che i prodotti raggiungono il cantiere, al team di costruzione non interessa quale fabbrica ha prodotto quale componente. Hanno bisogno della stanza o dell'area pubblica completata per funzionare.

Problemi comuni quando l'ambito dei mobili per hotel viene suddiviso

Diversa interpretazione del design

Due fornitori possono ricevere lo stesso pacchetto di progettazione ma interpretare materiali, dettagli costruttivi o dimensioni in modo diverso.

Questo è il motivo per cui la revisione delle specifiche dovrebbe avvenire prima della produzione, non dopo che i mobili hanno raggiunto il sito.

Termina la mancata corrispondenza

Due fabbriche possono utilizzare la stessa descrizione generale come 'impiallacciatura di rovere scuro' e produrre comunque risultati notevolmente diversi.

Le differenze nella scelta dell'impiallacciatura, nella macchia, nella tonalità del colore e nella finitura possono diventare evidenti quando i prodotti vengono installati uno accanto all'altro.

Piccole differenze dimensionali

Una differenza di 5–10 mm potrebbe non avere importanza per un tavolino indipendente.

Può essere importante quando due pezzi vengono installati uno accanto all'altro o quando un componente deve essere inserito in un'apertura fissa.

Problemi di sequenza di consegna

Il fornitore A potrebbe finire i suoi mobili in tempo, ma il fornitore B potrebbe arrivare diverse settimane dopo.

Potrebbe quindi essere necessario immagazzinare i prodotti del primo fornitore in loco o in un magazzino, aumentando il rischio di danni e problemi di movimentazione.

Responsabilità di installazione poco chiara

Questo è uno dei problemi di interfaccia più comuni.

Quando i mobili non si adattano, un fornitore può dire che la dimensione del sito non era corretta, mentre un altro dice che la dimensione prodotta era basata sul disegno approvato.

La soluzione è definire la responsabilità prima della produzione.

Come suddividere un pacchetto di arredo alberghiero senza creare vuoti

Un metodo pratico consiste nel creare una matrice di responsabilità dell'ambito prima di assegnare i pacchetti.

Per esempio:

La regola più importante è semplice:

Ogni linea ha bisogno di un proprietario.

Non lasciare un elemento come 'responsabilità condivisa' a meno che l'interfaccia e le responsabilità non siano specificatamente documentate.

Ad esempio, 'Il fornitore A produce la scrivania e il fornitore B installa il modulo di alimentazione' non è sufficiente.

Il progetto dovrebbe inoltre chiarire:

Chi perfora l'apertura?

Chi fornisce le dimensioni finali?

Chi fornisce l'hardware di fissaggio?

Chi controlla l'accesso elettrico?

Chi effettua la rettifica se l'apertura è sbagliata?

Questi dettagli determinano se un pacchetto multi-fornitore è gestibile.

Come diversi progetti Tongda illustrano la divisione dell'ambito

La nostra esperienza in diversi progetti alberghieri dimostra che i pacchetti di mobili non devono necessariamente seguire la stessa struttura.

Courtyard by Marriott Santo Domingo: mobili multi-area, mobili sfusi e lavorazione insieme

Il progetto Courtyard by Marriott Santo Domingo Piantini è un utile esempio del perché i mobili sciolti e quelli fissi non possono sempre essere considerati pacchetti completamente separati.

L'ambito di applicazione riguardava i mobili per le camere degli ospiti, nonché i mobili per le aree pubbliche e le lavorazioni architettoniche.

Per questo tipo di progetti, la fase di disegno è particolarmente importante perché gli elementi fissi, le dimensioni della stanza, i mobili e le condizioni del sito possono influenzarsi direttamente a vicenda.

InterContinental San Antonio Riverwalk: aree pubbliche per funzione

Il progetto InterContinental San Antonio Riverwalk si è concentrato sugli arredi per il ristorante, la hall e la lounge.

Questo è un buon esempio di come l’arredamento delle aree pubbliche può essere organizzato in base alle funzioni e all’esperienza degli ospiti.

Un pacchetto ristorante può avere rivestimenti, dimensioni ed esigenze operative diverse da un pacchetto lounge, anche se entrambi appartengono allo stesso hotel.

Narcissus Hotel Riyadh – Un ambito concentrato per le camere

Per il Narcissus Hotel Riyadh, Tongda ha fornito mobili su misura per camere di lusso.

Non è necessario che un progetto copra tutte le categorie di mobili di un hotel per avere un ambito di fornitura significativo.

Un pacchetto di camere chiaramente definito può essere più facile da controllare perché i mobili vengono utilizzati ripetutamente nella stessa tipologia di camera e possono quindi essere gestiti in base a specifiche, materiali e standard di produzione coerenti.

Residenze Banyan Tree – Oasi di Doha – Diversi spazi residenziali all'interno di un unico progetto

Il progetto Banyan Tree Residences – Doha Oasis comprendeva arredi per appartamenti, duplex, attici e aree comuni.

Questo tipo di progetto dimostra un altro principio importante: l'ambito può essere suddiviso per tipologia di spazio , non solo per prodotto di arredamento.

Quando spazi diversi hanno requisiti funzionali, tipologie di stanze o priorità di progettazione diverse, organizzare il pacchetto attorno a tali sistemi spaziali può avere più senso che dividere semplicemente sedie, tavoli e armadi tra i fornitori.

Cosa si dovrebbe concordare prima di assegnare più fornitori?

Prima della firma dei contratti, il team di progetto dovrebbe concordare qualcosa di più del prezzo e della quantità.

Dovrebbe essere chiaramente documentato quanto segue:

1. Proprietà dell'ambito
Ogni articolo dovrebbe avere un fornitore responsabile.

2. Responsabilità del disegno
Definire chi sviluppa i disegni esecutivi e chi coordina le revisioni.

3. Approvazione del campione
Specificare quale campione diventa il riferimento di produzione.

4. Standard di materiali e finiture
Non fare affidamento solo su descrizioni generiche come 'rovere', 'noce' o 'metallo nero'.

5. Misurazione del sito
Chiarire se il fornitore o l'appaltatore locale prende le dimensioni finali.

6. Responsabilità di consegna
Definire imballaggio, spedizione, tempi di consegna e scarico del sito.

7. Responsabilità dell'installazione
Indicare esattamente chi installa i mobili fissi e sciolti.

8. Responsabilità dell'interfaccia
Per gli elementi collegati, definire chi controlla l'adattamento finale.

9. Difetti e aggiustamenti
Concordare come segnalare i problemi e chi paga per il lavoro correttivo.

10. Requisiti per la sostituzione
In caso di arredi danneggiati o errati, definire il processo e le tempistiche di sostituzione.

Domande frequenti

È meglio avvalersi di uno o più fornitori di mobili per hotel?

Entrambi i modelli possono funzionare. La struttura appropriata dipende dalla complessità del progetto, dal livello di personalizzazione e dalla facilità con cui è possibile separare l'ambito dell'arredo.

Come deve essere suddiviso tra i fornitori un pacchetto di arredo alberghiero?

Dividilo secondo confini logici come camere, aree pubbliche, mobili da esterno, falegnameria fissa, mobili specializzati o fasi di ristrutturazione. Evitare di dividere componenti fortemente dipendenti l'uno dall'altro.

I mobili per hotel sciolti e fissi possono essere forniti da aziende diverse?

Sì, ma l'interfaccia deve essere chiaramente definita. Dimensioni, materiali, finitura, sequenza di installazione e dettagli di fissaggio devono essere concordati prima della produzione.

Come si mantiene la coerenza delle finiture tra più fornitori?

Utilizzare campioni fisici approvati e specifiche chiaramente documentate per impiallacciatura, tinta, vernice, finitura metallica, tappezzeria e lucentezza. Le descrizioni generiche dei materiali raramente sono sufficienti per i mobili connessi.

Chi è responsabile quando i mobili di due fornitori non si adattano insieme?

Il contratto e i disegni approvati dovrebbero definirlo prima della produzione. Per gli elementi collegati, normalmente ad una parte dovrebbe essere assegnata la responsabilità del coordinamento e della verifica dimensionale finale.

I mobili delle camere degli ospiti e delle aree pubbliche dovrebbero essere acquistati separatamente?

Possono esserlo. Le camere degli ospiti e le aree pubbliche spesso hanno quantità di produzione, requisiti di progettazione e condizioni operative diverse, quindi ambiti separati possono essere pratici quando le interfacce sono chiare.

È possibile acquistare i mobili da esterno per hotel da un fornitore specializzato?

SÌ. I mobili da esterno hanno spesso requisiti diversi in termini di materiali, agenti atmosferici e manutenzione. Un fornitore specializzato può quindi essere una parte logica di una strategia di approvvigionamento FF&E più ampia.

Asporto finale

La questione non è se un hotel debba avvalersi di un unico fornitore o di più fornitori di mobili per hotel.

La domanda più utile è:

Dove dovrebbe essere tracciato il confine dell’ambito?

Un pacchetto di mobili ben suddiviso conferisce a ogni fornitore una chiara responsabilità, riduce le comunicazioni duplicate e rende più facile il controllo della qualità, della consegna e dell'installazione.

Un pacchetto scarsamente suddiviso crea divari tra i fornitori, anche quando ogni singolo fornitore ottiene buone prestazioni.

Dal punto di vista di un produttore di mobili, la regola più pratica è semplice: tenere insieme i prodotti collegati, separare pacchetti realmente indipendenti e definire ogni interfaccia prima dell'inizio della produzione.