Come i team di procurement valutano i fornitori di mobili per hotel per progetti di hotel di marca

La scelta di un fornitore di mobili per hotel raramente è solo una decisione di acquisto.

Per i progetti di hotel di marca, si tratta di una decisione di gestione del rischio.

Un fornitore può offrire prezzi competitivi e strutture di produzione moderne, ma avere ancora difficoltà a realizzare un progetto che soddisfi gli standard del marchio, i programmi di approvazione e le aspettative operative.

I team di procurement esperti lo capiscono. Il loro processo di valutazione va ben oltre i preventivi o le dimensioni della fabbrica. Cercano fornitori in grado di ridurre l'incertezza durante l'intero ciclo di vita del progetto, dal coordinamento tecnico e verifica dei materiali alla produzione, consegna e supporto all'installazione.

Per gli sviluppi alberghieri internazionali, il fornitore giusto non è semplicemente un produttore. Diventano parte del team di progetto.

Perché i progetti di brand hotel richiedono un processo di valutazione diverso

La fornitura di mobili per un hotel di marca differisce in modo significativo dalla fornitura di mobili per appartamenti, uffici o spazi commerciali.

I progetti di ospitalità internazionale coinvolgono in genere più parti interessate, tra cui proprietari di hotel, operatori, interior designer, consulenti in materia di appalti, architetti, project manager, appaltatori e produttori.

Ogni decisione passa attraverso diverse fasi di revisione prima dell'inizio della produzione.

I fornitori di mobili devono quindi supportare molto di più della sola produzione. Devono comprendere la documentazione, la comunicazione, il controllo di revisione, le approvazioni, la pianificazione e la gestione della qualità.

Questo è il motivo per cui i team di procurement spesso applicano un processo di valutazione molto più rigoroso quando selezionano i fornitori per progetti di ospitalità brandizzata.

I team di procurement stanno valutando i rischi, non solo i fornitori

Un malinteso nel settore del mobile è che i team di procurement confrontino principalmente i prezzi.

In pratica, gli acquirenti esperti trascorrono gran parte del loro tempo valutando il rischio del progetto.

Le loro domande spesso riguardano meno i costi e più la fiducia.

Questo fornitore può gestire le revisioni del progetto?

Possono comunicare in modo efficace con i designer?

Manterranno la coerenza dei materiali in centinaia di camere?

Comprendono i processi di approvazione degli hotel internazionali?

Queste domande riflettono un obiettivo: ridurre l’incertezza del progetto.

1. Esperienza rilevante nel progetto di ospitalità

L’esperienza è preziosa solo quando è rilevante.

Un fornitore con una vasta esperienza nel settore dell'arredamento residenziale o commerciale potrebbe comunque dover affrontare una ripida curva di apprendimento su un progetto alberghiero di marca.

I team di procurement cercano quindi fornitori che abbiano completato sviluppi di ospitalità comparabili.

L'esperienza rilevante dimostra familiarità con:

• Procedure di revisione del marchio

• Standard delle camere degli ospiti

• Processi di approvazione dei mock-up

• Coordinamento disegno negozio

• Flussi di lavoro di approvazione dei materiali

• Programmi di produzione a più fasi

• Comunicazione di progetti internazionali

L’esperienza non può eliminare le sfide del progetto, ma spesso riduce gli errori evitabili.

2. Comprendere gli standard del marchio alberghiero

Gli standard del marchio influenzano molto più dell’aspetto dei mobili.

Definiscono le aspettative in termini di durabilità, funzionalità, sicurezza, qualità delle finiture, dettagli costruttivi ed esperienza a lungo termine degli ospiti.

I fornitori che hanno partecipato a progetti di ospitalità internazionale hanno generalmente maggiore familiarità con questi requisiti e comprendono il modo in cui influiscono sulla progettazione, produzione, ispezione e installazione.

Per i team di approvvigionamento, questa conoscenza riduce la quantità di guida al progetto richiesta dopo la selezione del fornitore.

3. Ingegneria e Coordinamento Tecnico

Molti problemi legati alla produzione hanno origine molto prima dell’inizio della produzione.

I disegni possono contenere quote contrastanti.

Le specifiche dei materiali potrebbero richiedere chiarimenti.

I dettagli costruttivi potrebbero richiedere aggiustamenti tecnici.

I fornitori esperti identificano tempestivamente questi problemi anziché scoprirli durante la produzione.

Il coordinamento tecnico prima della produzione spesso impedisce costose correzioni successive.

4. Controllo e coerenza dei materiali

Gli hotel di lusso si aspettano che ogni camera degli ospiti offra un'esperienza coerente.

Questa coerenza dipende fortemente dal controllo dei materiali.

I team di procurement spesso valutano il modo in cui i fornitori gestiscono:

Una gestione efficace dei materiali riduce il rischio che si verifichino incoerenze durante la produzione o l'installazione.

5. La comunicazione riflette le prestazioni future del progetto

Il processo di valutazione del fornitore spesso inizia molto prima che venga effettuato un ordine.

Il modo in cui un fornitore comunica durante le offerte spesso indica come comunicherà durante tutto il progetto.

I team di procurement prestano attenzione al fatto che i fornitori:

• Rispondere in modo chiaro e tempestivo

• Conferma i dettagli tecnici

• Registrare i risultati delle riunioni

• Seguire le questioni aperte

• Condividi i progressi in modo proattivo

Una buona comunicazione crea fiducia prima ancora che inizi la produzione.

6. L'esperienza cambia la conversazione

Una differenza spesso emerge evidente durante le prime discussioni sul progetto.

I fornitori meno esperti spesso si concentrano sui prezzi e sulla capacità produttiva.

I fornitori esperti di ospitalità tendono a porre domande diverse.

Sono più propensi a discutere:

• Traguardi del progetto

• Procedure di approvazione del marchio

• Orari dei disegni dei negozi

• Stato di approvazione del materiale

• Pianificazione di modelli

• Sequenza di installazione

• Coordinamento del sito

Queste conversazioni dimostrano una comprensione del progetto più ampio piuttosto che solo del processo di produzione.

Per i team di approvvigionamento, questo cambiamento nella discussione spesso indica che un fornitore comprende come vengono consegnati i progetti di ospitalità complessi.

7. Capacità di gestione del progetto

I progetti di arredo alberghiero di successo si basano su una gestione strutturata del progetto.

I team di procurement spesso valutano se i fornitori dispongono di processi chiari per:

• Incontri di avvio del progetto

• Gestione revisione disegni

• Programmazione della produzione

• Reporting sullo stato di avanzamento

• Monitoraggio dei problemi

• Coordinamento delle consegne

Questi sistemi aiutano a mantenere l'allineamento tra progettisti, consulenti di approvvigionamento, appaltatori e produttori durante l'intero progetto.

8. Gestione della qualità durante tutto il ciclo di vita del progetto

La qualità non è qualcosa che dovrebbe essere controllata solo prima della spedizione.

I fornitori esperti monitorano continuamente la qualità.

La gestione continua della qualità offre maggiore sicurezza rispetto al fare affidamento esclusivamente su un'ispezione finale.

Cosa cercano solitamente i team di procurement esperti

Il processo di valutazione spesso si estende ben oltre la capacità di produzione.

Gli acquirenti esperti in genere considerano la capacità del fornitore di ridurre l'incertezza durante l'intero progetto.

Queste capacità vengono spesso sviluppate attraverso l'esperienza piuttosto che solo con le attrezzature.

Errori comuni nella valutazione dei fornitori di mobili per hotel

Alcuni criteri di valutazione possono essere fuorvianti se considerati isolatamente.

Gli esempi includono:

• Supporre che la fabbrica più grande sia la scelta più sicura.

• Selezione di un fornitore basata esclusivamente sulla quotazione più bassa.

• Concentrarsi solo sulla capacità produttiva.

• Trascurare la qualità della comunicazione durante la fase di offerta.

• Ignorando l'esperienza con progetti alberghieri comparabili.

• Valutare i prodotti senza valutare la capacità di gestione del progetto.

Una valutazione equilibrata di solito produce risultati migliori a lungo termine.

Domande che i team di procurement dovrebbero porre prima della selezione del fornitore

Prima di prendere una decisione definitiva, i team di procurement potrebbero voler chiedere:

• Quali progetti alberghieri comparabili hai completato?

• Come gestisci le revisioni dei disegni?

• Come controlli la consistenza del materiale?

• Quali controlli di qualità vengono effettuati prima della spedizione?

• Come comunichi lo stato di avanzamento del progetto?

• Come supportate l'installazione in caso di problemi?

• Chi gestirà il progetto dopo l'emissione dell'ordine di acquisto?

• Come vi coordinate con progettisti e consulenti di procurement?

Le risposte spesso forniscono informazioni più approfondite rispetto alla citazione stessa.

Conclusione

La scelta di un fornitore di mobili alberghieri per il progetto di un hotel di marca è in definitiva una decisione basata sul rischio del progetto piuttosto che una decisione di acquisto.

La capacità produttiva rimane importante, ma è solo una parte della valutazione.

I team di procurement esperti prendono in considerazione anche l'esperienza del progetto, il coordinamento tecnico, la comunicazione, il controllo dei materiali, la gestione della qualità e la capacità del fornitore di supportare il progetto dallo sviluppo del design fino all'installazione finale.

I fornitori che comprendono i progetti di ospitalità brandizzata sono spesso in una posizione migliore per contribuire a ridurre l’incertezza, mantenere lo slancio del progetto e supportare aperture di hotel di successo.

Domande frequenti

Qual è il fattore più importante nella valutazione di un fornitore di mobili per hotel?

Per i progetti di hotel di marca, l’esperienza nel settore dell’ospitalità e la capacità di esecuzione del progetto sono spesso più importanti delle sole dimensioni della fabbrica.

I team di procurement dovrebbero scegliere il fornitore con il prezzo più basso?

Non necessariamente. Il prezzo è una considerazione, ma i team di procurement valutano anche il rischio del progetto, la gestione della qualità, la comunicazione e la capacità di consegna.

Perché è importante l’esperienza nel progetto di ospitalità?

I fornitori con esperienza nel settore dell'ospitalità hanno generalmente maggiore familiarità con gli standard del marchio, le procedure di approvazione, la documentazione e i requisiti di coordinamento.

In che modo i team di procurement possono ridurre il rischio dei fornitori?

Valutando la capacità tecnica, i processi di gestione del progetto, la qualità della comunicazione, i sistemi di controllo della qualità e l'esperienza di progetto pertinente anziché fare affidamento solo sui preventivi.

Quali domande dovrebbero porre gli acquirenti prima di selezionare un fornitore?

Gli acquirenti dovrebbero chiedere informazioni su progetti alberghieri simili, controllo dei materiali, gestione delle revisioni, pianificazione della produzione, ispezioni di qualità, processi di comunicazione e supporto post-consegna.